Purpose: Relational contracting is increasingly being applied to complex and uncertain construction projects. However, it has proved hard to achieve stable performance and industry-level learning in this field. This paper employs an institutional perspective to analyze how legitimacy for relational contracting has been produced and challenged in Denmark, Finland, Norway and Sweden, including implications for dissemination and learning. Design/methodology/approach: A collaborative case study design is used, where longitudinal accounts of the developments in relational contracting over more than 25 years in four Nordic countries were developed by scholars based in each country. The descriptions are underpinned by literature sources from research, practice and policy. Findings: The countries share similar problem perceptions that have triggered the de-institutionalization of traditional contracting practices. Models and policies developed elsewhere are important sources of knowledge and legitimacy. Most countries have seen pendulum movements, where dissemination of relational contracting is followed by backlashes when projects fail to meet projected outcomes. Before long, however, relational contracting tends to re-emerge under new labels and in slightly new forms. Such a proliferation of concepts presents further obstacles to learning. Successful institutionalization is found to rely on realistic goals in combination with broad competence development at the organizational and industry levels. Practical implications: In seeking inspiration from other countries, policymakers should go beyond contract models to also consider strategies to manage industry-level learning. Originality/value: The paper provides a unique longitudinal cross-country perspective on the field of relational contracting. As such, it contributes to the small stream of literature on long-term institutional change in the construction sector.

Trafikverket upphandlade varor, tjänster, och byggentreprenader för nästan 62 miljarder SEK 2022 och har ett uppdrag att särskilt verka för innovation, effektivitet och produktivitet på den svenska anläggningsmarknaden. Som en del i sitt strategiska arbete har Trafikverket tagit fram en kontraktsmodell för ökad samverkan och tidig involvering av entreprenören, något som också har efterfrågats av entreprenadföretagen. Internationellt används ofta begreppet Early Contractor Involvement (ECI) för den här typen av kontrakt, och syftet kan vara att öka möjligheterna att anpassa projektens innehåll till förändrade förutsättningar, få in entreprenörens produktionskunskap i projekteringen eller att alls få anbud på projekt med stora risker.

Trafikverkets modell benämns Samverkan Hög med Tidig Entreprenörmedverkan (TEM) och ingår i Trafikverkets övergripande affärsstrategi från 2016 (TDOK 2016:0199). Den baseras på ett tvåfaskontrakt, där entreprenören upphandlas för att i ett första steg gemensamt med beställaren ta fram en teknisk lösning och en riktkostnad, med en option på kontrakt för detaljprojektering och byggande.

I den här rapporten redovisar vi resultaten från ett doktorandprojekt som har följt de sju första TEM-projekten i Trafikverket under tiden 2016–2023, baserat på framför allt intervjuer och projektdokumentation. Erfarenheterna från projektens uppstart och tidiga skeden har beskrivits i en omfattande delrapport (Rosander, Kadefors och Eriksson, 2020). Denna slutrapport har ett mer övergripande perspektiv och fokuserar på lärande över tid på projektnivå, organisationsnivå och branschnivå. Sammantaget är erfarenheterna av TEM i fallstudieprojekten huvudsakligen positiva och de intervjuade projektledarna uppfattar att modellen har stor potential och i flera fall har varit avgörande för att kunna genomföra projekten. Man har i varierande grad mött utmaningar, men dessa har framför allt varit relaterade till kontraktsupplägg och tidiga skeden i de första projekten. TEM-modellen har tagits fram i samverkan med branschen och styr inte hur projekten ska arbeta på en mer detaljerad nivå. Även om projektledarna i allmänhet uppskattar sådan frihet ser många ett stort värde i stöd, handböcker, mallar och utbildningar som kan skapa bredare samsyn kring vad samverkan innebär i praktiken. Det har dock saknats en tydlig struktur och tillräckliga resurser inom Trafikverket för att ta vara på projektens erfarenheter och driva sådan systematisk utveckling. Istället har lärandet till stor del skett direkt mellan individer, vilket har resulterat i stora variationer mellan projekt. Tidiga negativa händelser har också fått stor strategisk betydelse medan mer positiva erfarenheter och lösningar inte har uppmärksammats.

I rapporten relaterar vi dessa erfarenheter till utvecklingen av samverkansinriktade kontraktsformer i ett längre perspektiv, där ständigt nya modeller och begrepp införs när de tidigare får kritik. I det sista kapitlet formulerar vi ett antal rekommendationer som främst fokuserar på hur Trafikverket kan öka långsiktigheten i förändringsarbete kopplat till nya upphandlingsmodeller. Framför allt behövs då tvärfunktionella strukturer på den permanenta nivån som kan utveckla och erbjuda olika former av stöd i nära samarbete med både projekten och leverantörer. 

The efficiency of using strategic projects to accelerate long-term change is questioned, especially in interorganisational contexts. Strategic projects operationalised in inter-organisational contexts are decoupled from the parent - permanent - organisation, creating a need for project actors to manage in-between. The aim of this paper is to increase the understanding of practices for managing strategic projects in inter-organisational contexts, initiated by public client organisations. Applying a practice perspective, this paper presents a case study exploring a strategic project to test collaborative contracting in road maintenance contracts for a public infrastructure client in Sweden. The findings revealed a lack of structure regarding both participation and responsibilities, as well as uncertainties and ambiguities with respect to the goal of the strategic change. The study shows how strategic practices move from central units at the permanent organisational level to the contract level where the strategic project is operationalised and tested, isolating the project and making project actors act as middle managers in-between the project and parent organisation. Thus, the study contributes with a discussion on the efficiency of strategizing through projects in public organisations, especially those operating in a network of suppliers through outsourcing.

A trade association is a not-for-profit organization made up of companies and/or individuals with common interests or who work in the same industry. They act as a representative body for the industry they represent. As the 'industry voice', trade associations speak on behalf of their members to government, agencies, regulators, the media, and other opinion formers. There are several trade associations connected to the construction industry in all Nordic countries. The purpose of this paper is to investigate what role they play in improving procurement and project delivery in the Nordic countries. Based on interviews with trade association representatives across all Nordic countries, the paper maps their structures, roles, and strategies for involving in procurement and project delivery across the construction industry in each country. Similarities and differences are analysed and discussed considering the situation in each country. The result shows that trade associations have important and similar roles in each country, motivated by the wish to support their members. The first observation is that most trade associations across the Nordics are actively involved in developing procurement trends and knowledge accumulation. The motivation for engaging in procurement and project delivery is the well-being of members. They all depend on fair competition and access to market, and they all need to be associated with successful projects. The second observation is that it seems generally accepted across the trade associations that it is important to promote more collaborative procurement strategies and project delivery methods. The third observation is that all trade associations across the Nordics take an active role in gathering, analysing, and distributing knowledge and experiences connected to this development. Dissemination is both possible and probable through the trade associations effort.

Relational contracting models are increasingly being used for large and complex public infrastructure construction projects, but both practices and outcomes still widely vary. When analyzing the causes of failures and successes, most studies have focused on practices at the project level. In this paper, we add to the current understanding of relational contracting in public construction by examining the influence of factors at the organizational and institutional levels. We develop a framework based on theories of policy implementation and analyze two projects piloting a new Early Contractor Involvement model in a large public infrastructure client organization. In this case, a previous marketization policy, prescribing low client involvement in project processes, interfered with the relational contracting policy. This policy clash was not openly acknowledged from the start, despite causing significant confusion and frustration at the project level, but became recognizable largely through its consequences for resource allocation and managerial attention. We conclude that policy ambiguities, combined with a project-based implementation context, produce local interpretations and variations in relational contracting models. When project autonomy is high, industry-level agreements, standards and resources are important to align practices also between projects within the same client organization.

Due to population growth and evolving demands for flexible premises, the design and construction of school facilities is currently a highly prioritized activity for many Swedish municipalities. However, previous research has found that facilities management (FM) knowledge is rarely integrated in the design of schools, resulting in construction deficiencies, high lifecycle costs and lower user functionality. The propensity to integrate FM knowledge in school projects varies greatly across Swedish municipalities, but the underlying factors shaping such organizational capabilities are less studied. In response, this study investigates how Swedish municipalities are currently organizing the integration of FM knowledge in the design phase of schools. The case study includes three municipalities of different sizes, where 18 interviews were performed with 22 representatives from users, operations and maintenance, construction project management, procurement and top management. To analyse the findings, a framework based on knowledge management was applied. The findings showed that FM knowledge is increasingly translated into codified processes and project planning standards and guidelines, but that personalized knowledge still plays an important role. Further, knowledge sharing in this field is complex and municipalities still face challenges despite improvement efforts. Thus, there is considerable potential to strengthen knowledge codification and sharing between municipalities and on the sector level. The study also points at the importance of studying knowledge governance at higher municipal levels, where many key organizational decisions are made.

Bakgrund

Affärsformerna för drifts- och underhållskontrakt har varit föremål för diskussion av flera olika anledningar de senaste åren. Dels har entreprenörerna påtalat att osäkerheten i uppdragens innehåll är för stor för att de traditionella mängdkontrakten, upphandlade på lägsta pris, ska fungera bra. Man menar att sådana kontrakt medför stora risker för företagen och även påverkar arbetsmiljön och förutsättningarna att rekrytera personal till branschen negativt. Entreprenörerna har därför efterlyst kontrakt med mindre risk och bättre samverkan. En annan aspekt är att Trafikverkets egna kontraktsanalyser och Riksrevisionens granskningar har pekat på att taktiserad prissättning (obalanserad budgivning) i traditionella driftkontrakt medför att Trafikverket har bristande kunskap om kostnadsbilden och även kan leda till ineffektiv användning av statliga resurser.

Trafikverket har sedan några år börjat testa samverkansinriktade upphandlingsstrategier (Samverkan Hög) i större investeringsprojekt inom verksamhetsområdena Stora projekt och Investering. Utifrån dessa erfarenheter och kritiken mot de traditionella kontrakten beslöt Trafikverket att även utveckla en kontraktsmodell för Samverkan Hög för baskontrakt för väg- och järnvägsunderhåll. Den nya kontraktsmodellen innebär att entreprenören upphandlas i ett tidigt skede, baserat på kvalitetspara­met­­rar samt entreprenörarvodet. Kontraktet delas in i två faser, där Fas 1 utgörs av en process där entreprenören och beställaren gemensamt tar fram genomförandeplan, produktions­kalkyl, detaljerad tidplan och riktkostnad. I Fas 2, som är en option, ingår sedan etablering (Fas 2a) och utförande av basunderhåll (Fas 2b). Våren 2020 upphandlade Trafikverket tre pilotkontrakt med kontraktsmodellen Samverkan Hög inom drift och underhåll: två vägkontrakt och ett järnvägskontrakt.

Under hösten 2021 initierades ett nytt forskningsprojekt i samarbete mellan Trafikverket och forskare knutna till det nationella forskarnätverket ProcSIBE ((Procurement for Sustainable Innovation in the Built Environment[1]) för att följa upp och utvärdera kontraktsmodellen Samverkan Hög inom basunderhåll för väg och järnväg. Hela forskningsprojektet omfattar tre delstudier av anbudsskedet, Fas 1 samt Fas 2. Den här rapporten behandlar Fas 1 i de tre pilotkontrakten. De två vägkontrakten har följts upp genom intervjuer med Trafikverket och entreprenörerna. Forskningsprojektet kommer att fortsätta med att följa upp utvecklingen under Fas 2 och även jämföra med två traditionellt upphandlade kontrakt. Järnvägs­kontraktet avbröts efter Fas 1 och uppföljningen av detta baseras på medverkan i tre workshops som organiserades av Trafikverket efter avbrottet.

Resultat

Intervjuerna visar på ett stort stöd bland de intervjuade, även på järnvägssidan, för att arbeta mer samverkansinriktat. De fördelar som framhålls har att göra med ökad resurseffektivitet och innovation, bättre arbetsmiljö som ökar branschens attraktivitet, samt att lägre risk gör det lättare för nya aktörer att etablera sig på marknaden. Sammanfattningsvis visar erfarenheterna på en betydande potential i den modell som har testats, men det är också tydligt att det behövs ytterligare utveckling och justeringar, liksom kompetensutveckling och ett mer långsiktigt utvecklingsarbete.

Några centrala resultat och rekommendationer sammanfattas nedan[2]:

·       För att lyckas i ett samverkanskontrakt är det avgörande att ledande personer på båda sidor är erfarna i sina roller, tror på samverkan, har skaffat sig en förståelse av både kontrakt och etablerade principer för samverkan, och inte underskattar uppgiftens komplexitet. Båda kontraktsparterna behöver därför ha funktioner som kan förbereda personalen, följa upp samverkan och flytta personer som inte fungerar. Detta är en organisatorisk kompetens som även kan bedömas vid utvärdering av anbud.

·       För Trafikverket har insynen i entreprenörernas kostnadskalkyler inneburit en ökad förståelse av hur förfrågningsunderlagen för driftkontrakt ska vara konstruerade för att vara lätta för entreprenörerna att prissätta och minska onödiga riskpåslag. Man har också kunnat konstatera att Trafikverkets egenkalkyler stämmer relativt bra. Arbetet med att ta fram självkostnader för olika poster tog dock betydligt mer tid och kraft än vad man hade förväntat sig. Utifrån den kunskap man nu har fått skulle Trafikverket och entreprenörsidan kunna gå vidare och gemensamt identifiera principer för prissättning och områden där det kan vara bättre att använda schabloner. Kostnads­indexe­ring, viten och bonusar behöver också ses över på basis av de erfarenheter som gjorts i pilotkontrakten.

·       Det finns goda möjligheter för utveckling och innovation i Samverkan Högkontrakten. En viktig lärdom är att förutsättningar­na för att driva utvecklingsarbete i driftkontrakt snarast är bättre i Fas 2, då hela organisationen och alla underentre­prenörer är på plats. Detta är en skillnad mot investeringsprojekt, där Fas 1 uppfattas vara mest central. Medarbetarna på projektnivån upplever dock att Trafikverkets ambitioner har varit otydliga, framför allt när det gäller vilken frihet pilotkontrakten haft att utmana regelverken. Inför Fas 2 och kommande kontrakt behöver Trafikverket förtydliga vilka frihetsgrader som finns, samt aktivt stödja nytänkande även under Fas 2.

·       De flesta av de intervjuade ser betydande fördelar med samverkan med Samverkan Hög och menar att kommande projekt kan ha stor nytta av de lärdomar som gjorts. Trafikverksrepresen­tanterna upplever dock att det interna stödet för pilotkontrakten har minskat över tid och att syftet att driva utveckling har ersatts av ett ensidigt fokus på kostnadsutvecklingen på kort sikt. Man ser ingen tydlig plan för hur erfarenheterna ska föras vidare och upplever att rutiner och funktioner för att stödja sådant lärande till stor del saknas.

·       För att investera i ny kunskap och anpassa sina strategier behöver entreprenörerna se en tydlig riktning, men även de intervjuade entreprenörrepresentanterna uppfattar Trafikverkets långsiktiga  målsättningar för Samverkan Hög och andra samverkansmodeller inom driftverksamheten som oklara. Flera intervjuade från både Trafikverket och entreprenö­rer­­na lyfter risken att förlora tid och missa chansen att vara på erfarenheterna från de tre kontrakten.

·       En slutsats är att Trafikverket bör överväga att snarast starta ytterligare några pilotkontrakt där konceptet utvecklas baserat på lärdomarna från pilotkontrakten. Det är också viktigt att ta fram en plan för fortsättningen baserat på de resultat som kommer fram. ProcSIBEs tidigare studier har visat att Trafikverket har svårt att uppnå tillräcklig uthållighet och systematik det  förändringsarbete man driver kopplat till kontraktsmodeller. För att stärka kan Trafikverket kommunicera strategier och planer brett samt involvera andra beställare, branschrepresen­tanter och forskning i utveckling och uppföljning. Detta skulle öka trycket på Trafikverket att hålla fast vid intentioner och överenskommelser, bygga förtroende samt tillföra fler kunskaper och perspektiv. 

 [1] ProcSIBE (på svenska: Upphandling för ett hållbart och innovativt samhällsbyggande) har under flera år studerat och utvärderat ett flertal modeller som Trafikverket har tillämpat för upphandling av olika typer av uppdrag. Se www.procsibe.se för mer information och rapporter från tidigare studier.  [2] Fler slutsatser och rekommendationer återfinns i kapitel 8 i rapporten.

Om man som byggherre vill arbeta med att utveckla sin innovationsförmåga, hur ska man då göra? Byggherre- och fastighetsbranschen har ryktet om sig att vara trögrörlig och att utveckling går långsamt. Det är svårt att ändra arbetssätt i en bransch som har så många aktörer och där beslutsfattande är så decentraliserat. Innovationsverksamheten tenderar att bli eldsjälsdriven, spretig och svårstyrd. Denna guide ska hjälpa individer, organisationer och branschen som helhet till att stärka sin förmåga att driva förändringsarbete. Guiden pekar på vikten av helhetssyn, långsiktighet och uthållighet. Viktiga delar är rutiner för omvärldsanalys och prioritering, ledningsstöd, finansiering och kunskap för att driva kreativa och gränsöverskridande processer, samt struktur för att utvärdera testprojekt och sprida resultat. Eftersom den riktar sig lika mycket till ledningen, mellannivån och projektnivån kan guiden också fungera för att skapa en gemensam kunskapsbas i organisationen. På så sätt läggs en grund för en mer fokuserad och robust utvecklingsprocess.

Purpose: The purpose of this paper is to increase the knowledge of real estate firms’ capabilities to innovate and, consequently, their capacity to absorb new innovations and benefit from digital technologies in an ecosystem context. Design/methodology/approach: The results are based on 32 interviews with representatives of Swedish real estate owners, real estate owner industry associations and suppliers of digital technology to real estate owners. The data are interpreted using theories on absorptive capacity (i.e. the capacity to absorb new innovations), innovation capabilities and innovation ecosystems. Findings: The real estate owners, technology suppliers and real estate owner industry associations have expanded their innovation capabilities and reshaped their innovation ecosystem by initiating a number of different digitalization activities; for example, the development of new IT systems, digital platforms, services and business models. The absorptive capacity has been improved as the organizations have changed routines and structures related to innovation, and they have taken on new roles related to digitalization and innovation, making them better able to absorb new innovations. Also, this paper identifies several drivers and obstacles to digitalization in the real estate sector. Research limitations/implications: The increased capabilities related to digitalization can lead to better absorptive capacity on an individual firm level, which can contribute to the overall development of these firms in a longer-term. Also, new capabilities may lead to better absorptive capacity in the real estate sector at large, as firms may benefit from each other’s capabilities through collaboration. The limitations are that this study does not interview tenants or facility management firms and that the findings represent the context of the Swedish real estate market. Originality/value: This paper investigates innovation capabilities, absorptive capacity and innovation ecosystems of real estate owners, their technology suppliers and real estate owner industry associations on the organizational level and on the sector level, into which there is little previous research. Also, this paper highlights the novelty of digitalization as a phenomenon in the sector.

The last years have witnessed a growing scholarly interest in innovation ecosystems, including how keystone actors establish and orchestrate collaborative innovation. In parallel, temporary collaborative innovation efforts are becoming increasingly important to address societal problems. Temporary structures are also used to create a sense of urgency to prompt change. Thus, innovation ecosystems often incorporate temporary structures. However, while keystone actor capabilities to orchestrate an ecosystem over its lifecycle have been studied, the needs for capabilities to coordinate multiple parallel processes with different temporal logics have not been addressed. In this paper, we contribute to the literature on innovation ecosystems in industrial marketing research by examining the challenges and opportunities associated with temporary structures in an innovation ecosystem. Furthermore, we theorize on the implications for the keystone actor orchestration capabilities. The paper is based on a longitudinal case study of a construction project that was used by a keystone actor to gain momentum in its innovation work. Fourteen innovation projects, each involving external partners, were con-nected to the construction project. We conclude that temporary structures are powerful to enhance innovation, but that preparation is essential to enable the seizing of opportunities in a collaborative and transitory context. Specific orchestration capabilities relate to integrating a linear, time-bound logic with an iterative innovation logic, and to matching ambitions in at the temporary systems with capabilities at the level of the permanent organizations. An important aspect is to find a balance between temporary external resources and long-term internal resources.