Managing risks connected to usage of chemical substances at workplaces faces several difficulties even though there is extensive legislative guidance and steering. The continuous work with systematic work environment management as stated by Swedish Work Environment Authority (SWEA) can be challenging due reasons that are coupled with systems used and factors that either hinder or promote systematic work. As stated by SWEA, the work environment should be continuously investigated, and changes should be implemented and followed up to prevent ill health and accidents as a natural part of a business. Participation both from employees and employers’ side is especially highlighted in provisions. In that sense it is essential for companies to know how to address interventions and what interventions are needed.

This master thesis was conducted in collaboration with XX company. The company name and their branch remain anonymous in this report. The aims for the project, raised by the company inquiry, are to ensure system performance that supports management with chemical risks at the workplace from start to finish. In addition, the aim was to develop knowledge to understand what parts of the management process regarding chemical workplace hazards are perceived as working well and what parts need to be improved. An Action Plan was developed and activities regarding measures/actions for improvement that are mutually accepted to implement changes in the current management system of chemical work environmental risks are proposed. The methods included system mapping, interviews, and workshops. A participatory approach was applied.

The results show that several aspects of system function need to be considered to ensure good system performance. Discrepancy between implicit and explicit work (work as done, work as imagined) was discovered. System knowledge regarding existing systems appeared to be a shortage. Further, access and usage of Safety Data Sheets (SDS) as well as internal risk assessment documents and possibility of conducting risk assessment in the current system, were seen as areas for improvement. Factors promoting systematic work environment management included clarity in roles/responsibilities, risk assessment routines, follow-ups, and instructions. Overall knowledge regarding chemicals and inclusive approaches was seen as important. Among other things, lack of knowledge and participation were seen as hindrances as well as aspects connected to communication, feedback, and lack of commitment. Knowledge, time and clarity in roles and responsibilities as well as development of work instructions to include aspects of health and safety were seen as areas for improvement and were prioritized by the company. Finally, a clear structure and increased participation in risk assessment procedures, communication regarding safe work and improved approach to support questions regarding elimination and substitution were seen as essentials for system improvement and by that better health and safety at work.

Det finns många svårigheter att hantera risker i samband med användning av kemiska ämnen på arbetsplatser, även om det finns omfattande guidning och styrning i lagstiftningen. Det kontinuerliga arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete som Arbetsmiljöverket beskriver kan vara utmanande på grund av orsaker som är kopplade till system som används och faktorer som antingen hindrar eller främjar det systematiska arbetet. Arbetsmiljön ska enligt SWEA kontinuerligt utredas och förändringar genomföras och följas upp för att förebygga ohälsa och olycksfall som en naturlig del av en verksamhet. Delaktighet från både arbetstagarnas och arbetsgivarnas sida betonas särskilt i föreskrifterna. I den meningen är det viktigt för företag att veta hur de ska hantera ingripanden och vilka insatser som behövs.

Detta examensarbete genomfördes i samarbete med XX företag. Företagets namn och bransch förbli anonyma i denna rapport. Syftet med projektet som lyfts fram ur företagets eget perspektiv är att säkerställa systemprestanda som stödjer hanteringen av kemiska risker på arbetsplatsen från början till slut. Dessutom var syftet att ta fram kunskap för att förstå vilka delar av ledningsprocessen gällande kemiska arbetsmiljörisker som upplevs fungera bra och vilka delar som behöver förbättras. En handlingsplan har tagits fram och aktiviteter avseende åtgärder/förbättringsinsatser som är ömsesidigt accepterade för att genomföra förändringar i nuvarande ledningssystem för kemiska arbetsmiljörisker föreslås. Metoderna innefattade systemkartläggning, intervjuer och workshops. En deltagandebaserad strategi tillämpades.

Resultaten visar att flera aspekter av systemets funktion behöver beaktas för att säkerställa god systemprestanda. Diskrepans mellan implicit och explicit arbete (arbete som gjort, arbete som föreställt) upptäcktes. Systemkunskap gällande befintliga system visade sig vara en bristvara. Vidare sågs tillgång och användning av säkerhetsdatablad (SDS) samt interna riskbedömningsdokument och möjlighet att genomföra riskbedömning i nuvarande system som förbättringsområden. Faktorer som främjar ett systematiskt arbetsmiljöarbete är bland annat tydlighet i roller/ansvar, riskbedömningsrutiner, uppföljning och instruktioner. Övergripande kunskap om kemikalier och ett inkluderande förhållningssätt sågs som viktigt. Bland annat sågs brist på kunskap och delaktighet som hinder samt aspekter kopplade till kommunikation, feedback och bristande engagemang. Kunskap, tid och tydlighet i roller och ansvar samt framtagande av arbetsinstruktioner för att inkludera aspekter av hälsa och säkerhet sågs som förbättringsområden och prioriterades av företaget. Slutligen sågs en tydlig struktur och ökad delaktighet i riskbedömningsprocesser, kommunikation kring säkert arbete och ett förbättrat förhållningssätt till stödfrågor kring eliminering och substitution som väsentliga förutsättningar för systemförbättring och därmed bättre hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.