Design systems have been widely recognized as an efficient collaborative tool that helps design and development teams work together more effectively. However, adopting a design system requires significant time and effort from organizations. The process demands alignment across teams, structured communication, and ongoing maintenance. However, challenges in communication could lead to poor collaboration between design and development and create obstacles in the joint effort of design system adoption. This thesis explores the challenges and solutions related to adopting a design system within an Agile environment, focusing on improving communication and workflow between design and development teams. The study begins by reviewing relevant literature and describing the research context. The qualitative approach was adopted in this research, including interviews, observations, and workshops. Key issues were identified and grouped into three main themes: communication issues caused by unclear roles, inefficient hand-off processes, and lack of mutual understanding between departments of design and development. These are further explored in sub-themes to deepen the understanding of the core challenges and offer a structured view of communication gaps and workflow inefficiencies. The result suggests that addressing these challenges requires building a solid design system foundation, which includes defining a shared vision, establishing clear roles, evaluating UX maturity, and integrating system development into daily work routines. The findings summarized the design hand-off process and provided a holistic view of how the design system can benefit the design process and improve cross-team communication, by offering shared guidelines and documentation, ensuring consistency and reducing miscommunication. And highlighted the importance of clarifying roles through defined processes and integrating design system building into daily work in building successful future design systems, especially in fast-moving Agile teams.

Designsystem har blivit allmänt erkända som ett effektivt samarbetsverktyg som hjälper design och utvecklingsteam att arbeta tillsammans på ett mer effektivt sätt. Att införa ett designsystem kräver dock mycket tid och resurser av organisationerna. Processen kräver anpassning mellan olika team, strukturerad kommunikation och löpande underhåll. Utmaningar i kommunikationsfrågor leder dock till dåligt samarbete mellan design och utveckling och skapar hinder i den gemensamma ansträngningen att införa designsystem. I den här avhandlingen undersöks utmaningar och lösningar i samband med införandet av ett designsystem i en Agile-miljö, med fokus på att förbättra kommunikationen och arbetsflödet mellan design och utvecklingsteamen. Studien inleds med en genomgång av relevant litteratur och en beskrivning av forskningssammanhanget. Den kvalitativa ansatsen har använts i denna forskning, inklusive intervjuer, observationer och workshops. Tre huvudteman för viktiga frågor identifierades, till exempel kommunikationsproblem som orsakas av oklara roller, ineffektiva överlämningsprocesser och brist på ömsesidig förståelse mellan design och utveckling. Underteman ges för att fördjupa förståelsen av de centrala utmaningarna, vilket ger en strukturerad bild av kommunikationsluckor och ineffektiva arbetsflöden. Resultatet tyder på att det krävs en solid grund för designsystemet för att hantera dessa utmaningar, vilket inkluderar att definiera en gemensam vision, fastställa tydliga roller, utvärdera UX-mognad och integrera systemutveckling i dagliga arbetsrutiner. Resultaten sammanfattade processen för överlämning av design och gav en helhetssyn på hur designsystemet kan gynna designprocessen och förbättra kommunikationen mellan olika team. Dessutom framhölls att det är viktigt att integrera uppbyggnaden av designsystem i det dagliga arbetet för att framtida designsystem ska bli framgångsrika, särskilt i snabbrörliga Agile team.