Collaborative contracting models are increasingly being adopted for complex construction projects but achieving consistent improvement and broader alignment of such practices remains challenging. Based on a longitudinal study of collaborative contracting in Swedish infrastructure construction, this article argues that legitimacy concerns among major public sector clients contribute to this difficulty. Top management often responds to external criticism by quickly adopting new models, thus delegitimizing earlier practices and disrupting continuity at the operational level. Consequently, learning is cut short, and performance gains are unrealized—leading to repeated cycles of short-lived collaborative initiatives without sustained improvement.

The building of infrastructure is a capital and resource-demanding activity, generally carried out in large interorganizational projects. Most infrastructure clients are public entities, implying that contracting processes are governed by public procurement regulations. Many infrastructure projects have high requirements for sustainability, both regarding impact on the local environment and the climate footprint. In addition to this, the construction often takes place in urban areas. To manage this complexity and uncertainty it has, over the past decades, become more common for public clients to apply procurement strategies that aim at fostering a good collaboration and integrate processes between client and contractor. Despite examples of advantages with such collaborative contracting the results vary and the institutionalization of collaborative contracting practices has proven difficult. Additionally, concepts and models vary between contexts and are hard to compare. How clients develop their procurement strategies and project practices, therefore, merits close attention. When the public sector uses procurement as tools to achieve their strategic goals, it is reasonable to analyze such decisions and processes as cases of policy implementation. Still, however, a large part of existing research on procurement of collaborative contracting focuses on a single project. By directing focus toward the organization as a whole, and on the implementation process of procurement strategies in several projects over time, the thesis aims to increase the understanding of how new organizational practices develop at different levels in public project-based organizations.

The empirical foundation of the thesis is a longitudinal case study that follows the implementation of a new procurement strategy in the Swedish Transport Administration over seven years. The material includes data from seven projects that all used a two-stage Early Contractor Involvement model (called High collaboration). The case also includes material from the permanent organization, mainly in the Purchasing department. The five papers in the thesis analyze the implementation process from several perspectives, with specific attention to the characteristics of the organization as both public and project-based and how these features influence routines, legitimacy, learning and collaboration at different levels. The study adopts a practice perspective where interviews and observations focus on the actions and experiences of the individuals in the study. The result shows that there is a strong project autonomy, which is reinforced both by the project-based structure and by the public character of the client organization. Subsequently, there are few overarching structures at the central level to develop routines and procurement strategies in collaboration with the projects and suppliers. Thus, project managers have had a great influence on the finalization of project-specific procurement models and experiences has principally been shared between individuals, resulting in large variations between projects and limited organizational learning. Nonetheless, decisions in the permanent organization still influence the conditions at the operational project level, by dedicating resources and focusing attention on the topmanagement priorities. At the central level, collaborative contracting, as a concept has had varying legitimacy over time, and the initial problems in some of the seven projects gained considerable strategic importance by reinforcing such pendulum movements. Legitimacy seeking at higher organizational levels has also contributed to a variation in concepts and models, further complicating structured learning in the field of collaborative contracting.

The thesis contributes to the construction management literature by providing deeper insights into why procurement models and collaborative practices vary between projects. Furthermore, the results contribute to project studies by expanding the understanding of how the specific character of public project-based client organizations impacts on learning processes for collaborative contracting. Finally, the thesis is relevant for public procurement research, as well as for practitioners in infrastructure and public procurement, since it provides novel insights into how the project-based nature of anorganization affects implementation and procurement processes. 

En stor andel offentliga medel investeras i underhåll och utveckling av väg och järnväg. Många infrastrukturprojekt byggs idag i tättbebyggda områden och har höga hållbarhetskrav, både gällande inverkan på närmiljön och avseende anläggningens klimatavtryck. Den här typen av projekt är ofta svåra och komplexa att genomföra. För att kunna hantera komplexitet och osäkerhet har det under de senaste 30 åren blivit vanligare att beställare använder sig av upphandlingsmodeller som syftar till att skapa ett gott samarbete och integrera vissa processer mellan beställare och entreprenör. Trots att det finns mycket goda erfarenheter av att använda samverkanskontrakt finns också stora variationer i både resultaten på projektnivå och mellan de definitioner och begrepp som används. De stora variationerna är ett problem eftersom det försvårar lärande och etableringen av gemensamma arbetssätt i sektorn. Att studera hur samverkanskontrakt i infrastrukturprojekt upphandlas, drivs och färdigställs i praktiken är därför viktigt. När offentliga beställare använder upphandlingsmodeller som verktyg för att uppnå sina verksamhetsmål är det befogat att analysera dem som uttryck för policybeslut. Dock har en stor del av den existerande forskningen om upphandling av samverkanskontrakt endast ett enskilt projekt i fokus. För att öka offentliga beställares möjligheter att förändra arbetssätt och implementera nya upphandlingsmodeller på ett bredare plan är det dock viktigt att undersöka hur förändring av upphandling och arbetssätt sker över tid, i flera projekt och i relation till hur organisationen i fungerar i stort. Syftet med denna avhandling är att öka förståelsen för hur nya arbetssätt utvecklas på olika nivåer i offentliga projektbaserade organisationer.

Den empiriska basen är en longitudinell fallstudie som följer implementeringen av en ny samverkansinriktad upphandlingsmodell i Trafikverket under sju år. Materialet innefattar data från sju projekt som alla använt sig av en form av tvåfaskontrakt (upphandlingsmodellen Samverkan Hög), samt en beskrivning av utvecklingen på central nivå, främst hos inköpsavdelningen. Studien analyserar implementeringsprocessen ur flera perspektiv för att förstå hur den offentliga projektbaserade kontexten påverkar upphandlingsrutiner, legitimitetskrav i organisationen, och det faktiska samarbetet i projekten. Avhandlingen har en praktiknära ansats, där intervjuer och observationer fokuserar på individernas förståelse av organisationen och deras handlingar utifrån situationens förutsättningar. Resultatet visar att det finns en självständighet hos projekten som förstärks av både den projektbaserade strukturen och av att beställarorganisation är en myndighet. Det leder till att det finns få projektövergripande strukturer på den permanenta organisationsnivån som kan utveckla och erbjuda olika former av stöd i nära samarbete med projekten och i leverantörsdialog på branschnivå. Lärande sker framför allt direkt mellan individer, vilket har resulterat i stora variationer mellan projekt. Samtidigt är de centrala besluten viktiga eftersom de påverkar resursfördelning i projekten och sätter organisationens prioriterade mål. På central nivå har samverkanskontrakt som koncept haft en varierande legitimitet över tid. Initiala problem i några av de sju projekten har fått stor strategisk betydelse och snabba förändringar på policynivå har förstärkt variationer i koncept och modeller som används för samverkanskontrakt i myndigheten. Avhandlingen bidrar till forskningen inom construction managementområdet genom att förklara varför upphandlingsmodeller och arbetssätt varierar mellan projekt, samt genom att visa hur användningen av samverkanskontrakt utvecklas över tid i flera projekt i en och samma organisation. Vidare bidrar resultaten till projektstudier genom att fördjupa förståelsen för offentliga projektbaserade organisationer. Slutligen är avhandlingen relevant för forskning inom offentlig upphandling, men även för praktiker i infrastruktursektorn och offentlig verksamhet, eftersom den ger en ökad förståelse för hur den projektbaserade kontexten påverkar implementerings och upphandlingsprocesser.

Purpose: Relational contracting is increasingly being applied to complex and uncertain construction projects. However, it has proved hard to achieve stable performance and industry-level learning in this field. This paper employs an institutional perspective to analyze how legitimacy for relational contracting has been produced and challenged in Denmark, Finland, Norway and Sweden, including implications for dissemination and learning. Design/methodology/approach: A collaborative case study design is used, where longitudinal accounts of the developments in relational contracting over more than 25 years in four Nordic countries were developed by scholars based in each country. The descriptions are underpinned by literature sources from research, practice and policy. Findings: The countries share similar problem perceptions that have triggered the de-institutionalization of traditional contracting practices. Models and policies developed elsewhere are important sources of knowledge and legitimacy. Most countries have seen pendulum movements, where dissemination of relational contracting is followed by backlashes when projects fail to meet projected outcomes. Before long, however, relational contracting tends to re-emerge under new labels and in slightly new forms. Such a proliferation of concepts presents further obstacles to learning. Successful institutionalization is found to rely on realistic goals in combination with broad competence development at the organizational and industry levels. Practical implications: In seeking inspiration from other countries, policymakers should go beyond contract models to also consider strategies to manage industry-level learning. Originality/value: The paper provides a unique longitudinal cross-country perspective on the field of relational contracting. As such, it contributes to the small stream of literature on long-term institutional change in the construction sector.

Trafikverket upphandlade varor, tjänster, och byggentreprenader för nästan 62 miljarder SEK 2022 och har ett uppdrag att särskilt verka för innovation, effektivitet och produktivitet på den svenska anläggningsmarknaden. Som en del i sitt strategiska arbete har Trafikverket tagit fram en kontraktsmodell för ökad samverkan och tidig involvering av entreprenören, något som också har efterfrågats av entreprenadföretagen. Internationellt används ofta begreppet Early Contractor Involvement (ECI) för den här typen av kontrakt, och syftet kan vara att öka möjligheterna att anpassa projektens innehåll till förändrade förutsättningar, få in entreprenörens produktionskunskap i projekteringen eller att alls få anbud på projekt med stora risker.

Trafikverkets modell benämns Samverkan Hög med Tidig Entreprenörmedverkan (TEM) och ingår i Trafikverkets övergripande affärsstrategi från 2016 (TDOK 2016:0199). Den baseras på ett tvåfaskontrakt, där entreprenören upphandlas för att i ett första steg gemensamt med beställaren ta fram en teknisk lösning och en riktkostnad, med en option på kontrakt för detaljprojektering och byggande.

I den här rapporten redovisar vi resultaten från ett doktorandprojekt som har följt de sju första TEM-projekten i Trafikverket under tiden 2016–2023, baserat på framför allt intervjuer och projektdokumentation. Erfarenheterna från projektens uppstart och tidiga skeden har beskrivits i en omfattande delrapport (Rosander, Kadefors och Eriksson, 2020). Denna slutrapport har ett mer övergripande perspektiv och fokuserar på lärande över tid på projektnivå, organisationsnivå och branschnivå. Sammantaget är erfarenheterna av TEM i fallstudieprojekten huvudsakligen positiva och de intervjuade projektledarna uppfattar att modellen har stor potential och i flera fall har varit avgörande för att kunna genomföra projekten. Man har i varierande grad mött utmaningar, men dessa har framför allt varit relaterade till kontraktsupplägg och tidiga skeden i de första projekten. TEM-modellen har tagits fram i samverkan med branschen och styr inte hur projekten ska arbeta på en mer detaljerad nivå. Även om projektledarna i allmänhet uppskattar sådan frihet ser många ett stort värde i stöd, handböcker, mallar och utbildningar som kan skapa bredare samsyn kring vad samverkan innebär i praktiken. Det har dock saknats en tydlig struktur och tillräckliga resurser inom Trafikverket för att ta vara på projektens erfarenheter och driva sådan systematisk utveckling. Istället har lärandet till stor del skett direkt mellan individer, vilket har resulterat i stora variationer mellan projekt. Tidiga negativa händelser har också fått stor strategisk betydelse medan mer positiva erfarenheter och lösningar inte har uppmärksammats.

I rapporten relaterar vi dessa erfarenheter till utvecklingen av samverkansinriktade kontraktsformer i ett längre perspektiv, där ständigt nya modeller och begrepp införs när de tidigare får kritik. I det sista kapitlet formulerar vi ett antal rekommendationer som främst fokuserar på hur Trafikverket kan öka långsiktigheten i förändringsarbete kopplat till nya upphandlingsmodeller. Framför allt behövs då tvärfunktionella strukturer på den permanenta nivån som kan utveckla och erbjuda olika former av stöd i nära samarbete med både projekten och leverantörer. 

Sustainable urban development districts have become an answer to the challenge of increasing urbanization while decreasing human impact on the environment. Like other domains of public administration, urban development has in recent decades moved towards heterogeneous governance. Urban development becomes project ecologies, where several construction projects are carried out in parallel and in sequence. This paper sheds light on public and private developers’ coordinating between their construction projects and the influence this has on the built environment of urban development districts. The space between projects in project ecologies is relevant to explore further to understand how the long-term goals of urban policy are achieved in practice. Through the theoretical lens of self-organizing, the discussion is informed by a qualitative study of two cases where developers built together in sustainable profiled urban development districts. The paper contributes to construction management research by illustrating how developers play a key role in finalizing the design and construction of new districts through self-organizing. In effect, new urban districts can only be realized through joint efforts and coordination amongst developers. The paper also provides policymakers with insights into how developers become key players in organizing new neighborhoods.

Relational contracting models are increasingly being used for large and complex public infrastructure construction projects, but both practices and outcomes still widely vary. When analyzing the causes of failures and successes, most studies have focused on practices at the project level. In this paper, we add to the current understanding of relational contracting in public construction by examining the influence of factors at the organizational and institutional levels. We develop a framework based on theories of policy implementation and analyze two projects piloting a new Early Contractor Involvement model in a large public infrastructure client organization. In this case, a previous marketization policy, prescribing low client involvement in project processes, interfered with the relational contracting policy. This policy clash was not openly acknowledged from the start, despite causing significant confusion and frustration at the project level, but became recognizable largely through its consequences for resource allocation and managerial attention. We conclude that policy ambiguities, combined with a project-based implementation context, produce local interpretations and variations in relational contracting models. When project autonomy is high, industry-level agreements, standards and resources are important to align practices also between projects within the same client organization.

To improve the performance of construction projects, the use of relational contracting (e.g. Project Partnering, Alliancing, Early Contractor Involvement, Integrated Project Delivery) has increased among public clients in the last few decades. Despite widespread use, there are still large variations in contracting arrangements. In addition, the outcome of relational contracting remains unpredictable. The aim of this paper is to investigate how these variations may originate from internal dynamics and practices in the project-based client organisation. Adapting organisational routines as an analytical lens, the study investigates the pre-procurement routine applied to develop project-specific relational contracting models (e.g. contract schemes, reward systems, and award criteria) for large construction projects in the Swedish Transport Administration. The study contributes to research on organisational routines in project-based settings, illustrating how flexible enactment of a pre-procurement routine may balance two conflicting organisational goals: centralisation of procurement and project-level flexibility. However, while mitigating conflicting goals, the routine enactments create a variation in project-specific procurement models that hampers long-term goals of predictability and shared practices of relational contracting. Consequently, findings indicate that public clients seeking to transform contracting practices must increase their ability to develop procurement routines that can balance organisational goals and simultaneously benefit long-term goals. 

Sammanfattning Trafikverkets har i sin roll som beställare ett uppdrag att särskilt verka för innovation, effektivitet och produktivitet på anläggningsmarknaden. Detta har inneburit ett ökat fokus på att arbeta strategiskt med upphandling där den centrala funktionen Inköp och Logistik (IL) ansvarar för att utveckla gemensamma arbetssätt. En del i detta arbete har varit att ta fram en kontraktsmodell för ökad samverkan och tidig involvering av entreprenören i komplexa och osäkra projekt, något som också har efterfrågats av entreprenadföretagen. Modellen benämns Samverkan Hög med Tidig Entreprenörmedverkan (TEM) och syftar både till ökad flexibilitet och till att få in entreprenörens produktionskunskap i projekteringen. Att upphandla entreprenör itidigt skede är nytt inom Trafikverket. Det är därför viktigt, både för utvecklingen av Trafikverkets egen verksamhet och för infrastruktursektorn i stort, att erfarenheterna av de nya arbetsformerna dokumenteras och utvärderas på ett strukturerat sätt. Den här rapporten beskriver och analyserar erfarenheter från upphandling och tidiga skeden i de sju första TEM-projekten i Trafikverket och baseras huvudsakligen på intervjuer med representanter för olika parter i projekten. Diskussionen baseras på forskning om policyimplementering och fokuserar på hur resurser, tydlighet, motivation och organisationsegenskaper påverkar implementeringen av policyn för Samverkan Hög i Trafikverket.Studien visar att det finns ett stort stöd för kontraktsformen. De flesta av de intervjuade uttrycker en övertygelse att tidig involvering av entreprenör har stor potential, att det är ett modernt arbetssätt som lockar medarbetare och att det i större och mer komplexa projekt är helt nödvändigt att hitta strukturerade men arbetssätt för samarbete. Det finns således många positiva exempel och erfarenheter i projekten, speciellt från det tidiga samarbetet mellan beställare, entreprenör och teknisk konsult kring de tekniska lösningarna. Å andra sidan har projekten också stött på svårigheter och praktiska problem som har hindrat samarbetet. Exempel på sådana problemområden har rört utformningen av ersättningsformer och incitament, roller och ansvarsfrågor när man tar fram en design i samverkan, hur organisationernas interna system stödersamverkan, medarbetarnas attityder och kunskaper samt hur Samverkan Hög relaterar till policyn Renodlad Beställarroll. De sju projekten ser olika ut med avseende på entreprenadform, ersättningsform, upphandlingsförfarande, anbudsutvärdering samt samverkansformen/aktiviteterna i projekten. Detta beror dels på att projekten har olika förutsättningar och behov, dels på att nyckelpersoner i Trafikverkets projektledning har haft olika erfarenhet och har tagit till sig lärdomar från tidigare projekt på olika sätt. Att projektledningen har ett förtroende för samarbete som arbetsform och tydligt kommunicerar sina förväntningar på entreprenören framstår som viktiga framgångsfaktorer. De stora skillnaderna mellan projekten skapar dock en osäkerhet för leverantörer. Flera projekt har också efterfrågat stöd i form av organisationsövergripande rutiner för exempelvis fakturahantering, upphandlingsförfarande och vad som ska täckas av entreprenörsarvodet (CAV). Mycket talar för att större delar av kontraktsmodellen skulle kunna standardiseras utan begränsa projektens anpassningsmöjligheter nämnvärt. Med utgångspunkt i policylitteraturen drar vi slutsatsen att de flesta svårigheter projekten stött på inte bör tillskrivas kontraktsformen i sig. Snarare ser vi att det är svårt att implementera nya arbetssätt i en decentraliserad organisation och att varken Trafikverket och leverantörerna har dedikerat tillräckliga resurser för att skapa ett bredare, projektövergripande lärande. Studien visar på behovet av tydliga spelregler för samverkansprojekt på branschnivå och en beredskap hos organisationerna för att utveckla rutiner och strukturer som stödjer samverkan.

With the announcement to tender a project, several strategic decisions are made that have significant impact on the innovation and efficiency potential of a project. The purpose of this study is to investigate and compare how different types of integrative and collaborative procurement strategies may enhance the opportunities for improved efficiency and innovation in infrastructure projects. Hence, it contributes to the scientific debate on buyer-supplier relationships in relation to project performance. Furthermore, it guides public client organisations in steering explicitly for integration and innovation in their projects. Interview-based case studies of ten public infrastructure projects procured based on four different types of collaborative procurement strategies in Sweden and the Netherlands were conducted. The findings indicate that the duration of the collaboration is fundamental in setting the limits for innovation and that early involvement and long-term commitments in maintenance open up opportunities for more innovation. Naturally, the potential for increased efficiency is higher than for innovation and also occurs in collaborations with limited duration. The findings confirm the importance of a learning perspective on procurement strategies for public client organisations and show the importance of explicit considerations on incentives and project governance issues in the front-end phase of a project.

Following urbanization and higher sustainability goals, large and complex

infrastructure construction projects are becoming more common. New collaborative

contracting models are increasingly used to tackle this complexity and uncertainty. In

a public context, collaborative contracting may be seen as an international trend in

public policy, which is implemented in projects by public clients world-wide. Since a

few years, the Swedish Transport Administration recommends that a two-stage Early

Contractor Involvement should be used for very large and complex projects. This

paper analyses the implementation of this model in two sub-projects in a large

Swedish infrastructure project based on policy implementation literature. Altogether

24 interviews were performed in two rounds, capturing both early expectations and

experiences gained after the contracts had been signed. Participants expressed

positive attitudes to the new collaborative project practices. However, the

implementation process was characterized by ambiguity and many issues about

staffing, collaboration processes, target cost estimations, responsibilities and design

output were left to the projects to resolve. The study shows how conflicting policies

and high project-level autonomy combine to counteract organizational learning and

homogenization of practices in this field.