Buildings account for approximately 40% of global greenhouse gas emissions, with a growing portion of these emissions stemming from the construction and production phases, particularly in countries with decarbonized energy systems such as Sweden. This thesis investigates the role of real-time occupancy monitoring technologies to improve space use efficiency as a sustainable alternative to new construction. The study focuses on a case within the Sustainable development environmental science and engineering (SEED) department at KTH Royal Institute of Technology, where space utilization was analyzed before and after downsizing from three floors to two.

By comparing sensor-based monitoring systems with manual counting methods, the study assesses the accuracy, reliability, and practical applications of ICT-based monitoring in office environments. Literature insights and empirical data are integrated to evaluate how real-time data influences spatial planning, energy management, and organizational decision-making. Key findings reveal that sensor data, when effectively calibrated and contextualized, enables informed space management decisions, supports passive desk-sharing strategies, and enhances energy efficiency through dynamic control of building systems.

The study also considers ethical implications of occupancy tracking, emphasizing transparency, user trust, and the balance between data utility and privacy. The conclusion provides recommendations for integrating sensor data with building management systems and aligning space utilization strategies with sustainability goals. Overall, this research contributes to both academic discourse and practical frameworks for sustainable office space management.

Byggnader står för cirka 40 % av de globala utsläppen av växthusgaser, och en växande andel av dessa utsläpp kommer från bygg- och produktionsfaserna, särskilt i länder med avkarboniserade energisystem som Sverige. Denna avhandling undersöker rollen för realtidsbaserade tekniker för närvaromätning i syfte att förbättra yteffektiviteten som ett hållbart alternativ till nybyggnation. Studien fokuserar på ett fall på institutionen för Hållbar utveckling, miljövetenskap och teknik (SEED) vid Kungliga Tekniska högskolan (KTH), där lokalutnyttjandet analyserades före och efter en omstrukturering från tre till två våningsplan.

Genom att jämföra sensorbaserade övervakningssystem med manuella räknemetoder utvärderas noggrannhet, tillförlitlighet och praktisk tillämpning av ICT-baserad övervakning i kontorsmiljöer. Litteraturstudier och empiriska data integreras för att undersöka hur realtidsdata påverkar rumsplanering, energihantering och organisatoriskt beslutsfattande. Centrala resultat visar att sensordata, när de kalibreras och tolkas korrekt, möjliggör informerade beslut om lokalhantering, stödjer passiva skrivbordsdelningsstrategier och förbättrar energieffektivitet genom dynamisk styrning av byggnadssystem.

Studien belyser även etiska aspekter av närvarospårning, med betoning på transparens, användarförtroende samt balansen mellan datanytta och integritet. Avslutningsvis ges rekommendationer för hur sensordata kan integreras med byggnadsstyrsystem och hur strategier för lokalutnyttjande kan anpassas till hållbarhetsmål. Sammantaget bidrar denna forskning till både den akademiska diskussionen och praktiska ramverk för hållbar hantering av kontorslokaler.